Datenschutzerklärung

Stand: 17. Juli 2026

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Durchführung von Verträgen, die Kommunikation, die Sicherheit unserer Systeme oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Diese Hinweise beschreiben die geplanten und bestehenden Verarbeitungsvorgänge von EKTIVATE. Noch nicht aktive Funktionen sind entsprechend gekennzeichnet.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Je nach Art der Verarbeitung stützt sich EKTIVATE insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere zur Gewährleistung der Sicherheit und des technischen Betriebs),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen) sowie
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person, sofern diese erforderlich ist).

Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Verarbeitungsvorgang.

4. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, Browserinformationen und Referrer. Dies dient dem Betrieb, der Sicherheit und Fehleranalyse.

Hosting-Anbieter: [ANBIETER EINTRAGEN]. Serverstandort: [SERVERSTANDORT PRÜFEN]. Speicherdauer von Server-Logfiles: [SPEICHERDAUER FESTLEGEN].

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Anschlusskommunikation.

Rechtsgrundlage kann je nach Anfrage die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Vertragserfüllung oder unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation sein.

6. Kundenkonto, Login und 2FA

Für administrative Zugänge und Kundenbereiche können Login-Daten, Passwort-Hashes, Sessiondaten und Sicherheitsinformationen verarbeitet werden. Für administrative Bereiche kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden.

Diese Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung vertraglicher Leistungen und dem Schutz vor unbefugtem Zugriff.

7. Geräte-Whitelist und Sicherheitsprotokolle

Zur Absicherung können Gerätekennungen, Login-Zeitpunkte, IP-bezogene Sicherheitsdaten und ähnliche technische Informationen verarbeitet werden.

IP-bezogene Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Dauerhaft gebannte IP-Adressen bleiben hiervon ausgenommen, solange die Sperre aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Einträge der Geräte-Whitelist werden nur bis zum jeweiligen Ablaufzeitpunkt gespeichert und danach automatisch entfernt.

8. Bestellungen und Vertragsabwicklung

Bei Bestellungen verarbeiten wir Unternehmensdaten, Kontaktpersonen, E-Mail-Adressen, Leistungsdaten, Paketinformationen, Vertragsdaten und Angaben, die zur Einrichtung von Website, Chatbot und Kalender erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung des Vertrags und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

9. Zahlungsabwicklung über Stripe und PayPal

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzt EKTIVATE die Zahlungsdienstleister Stripe und PayPal. Die Verarbeitung der Zahlungsdaten erfolgt unmittelbar durch die jeweiligen Zahlungsdienstleister.

EKTIVATE erhält abhängig von der gewählten Zahlungsart lediglich die für die Vertragsabwicklung erforderlichen Informationen, insbesondere den Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen sowie abrechnungsrelevante Daten.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Zahlungsdienstleister findest du in deren Datenschutzhinweisen:

Stripe: https://stripe.com/de/privacy
PayPal: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten im Rahmen der Zahlungsabwicklung in Drittländer, insbesondere die USA, übermittelt werden. Die Zahlungsdienstleister stellen geeignete Datenschutzmaßnahmen gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben bereit.

10. Kalender und Terminbuchung

Für die Terminbuchung können Namen, Kontaktdaten, gebuchte Leistungen, Terminzeiten, Stornierungsdaten und interne Kalenderdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Buchungssystems und der Vertragsdurchführung zwischen EKTIVATE und seinen Geschäftskunden.

11. Automatisierte E-Mails

Automatisierte E-Mails können etwa für Bestellbestätigungen, Zugangsdaten, Terminbestätigungen, Stornierungen oder Passwort-Zurücksetzungen versendet werden.

E-Mail-Anbieter: [ANBIETER EINTRAGEN]. Speicherdauer von Versandprotokollen: [SPEICHERDAUER FESTLEGEN].

12. Website- und Chatfunktionen

Der Website-Chat kann Eingaben von Nutzern verarbeiten, damit Fragen beantwortet oder Terminbuchungen vorbereitet werden können.

Nach aktuellem technischen Stand werden vollständige Website-Chatverläufe nicht dauerhaft gespeichert. Eingaben im Chat werden zur unmittelbaren Beantwortung und zur Vorbereitung oder Durchführung einer Terminbuchung verarbeitet. Wird über den Chat ein Termin gebucht, werden nur die hierfür erforderlichen Termindaten wie Name, E-Mail-Adresse, Leistung und Terminzeit gespeichert.

13. WhatsApp Business Platform

Diese Funktion wird erst nach Aktivierung der jeweiligen Integration verwendet. Bei Nutzung können Meta-/WhatsApp-bezogene Konto-IDs, Verbindungsstatus, Berechtigungen, verschlüsselte Zugriffstokens und technische Protokolle verarbeitet werden.

Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten können je nach späterer Implementierung verarbeitet werden. [PRÜFEN]

14. Instagram-Integration

Diese Funktion wird erst nach Aktivierung der jeweiligen Integration verwendet. Bei Nutzung können Meta-/Instagram-bezogene Konto-IDs, Benutzernamen, Verbindungsstatus, Berechtigungen, verschlüsselte Zugriffstokens und technische Protokolle verarbeitet werden.

Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten können je nach späterer Implementierung verarbeitet werden. [PRÜFEN]

15. Meta Login und Embedded Signup

Diese Funktion wird erst nach Aktivierung der jeweiligen Integration verwendet. Der Meta Login beziehungsweise Embedded Signup dient dazu, WhatsApp- oder Instagram-Business-Konten mit EKTIVATE zu verbinden.

Verarbeitet werden können insbesondere Meta Nutzer-IDs, Business-IDs, Seiten-IDs, Instagram Business Account IDs, WhatsApp Business Account IDs, Phone Number IDs, Berechtigungen und verschlüsselte Zugriffstokens.

16. Auftragsverarbeitung

Wenn Geschäftskunden EKTIVATE zur Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Kunden einsetzen, kann EKTIVATE als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig sein.

Sofern EKTIVATE personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, wird vor Beginn der entsprechenden Verarbeitung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit dem jeweiligen Kunden abgeschlossen.

17. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Empfänger können technische Dienstleister sein, die für Hosting, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, IT-Sicherheit, Wartung oder Plattformintegrationen eingesetzt werden.

Konkrete Anbieter: [ANBIETER EINTRAGEN].

18. Datenübermittlung in Drittländer

Bei Einsatz externer Dienste kann eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR stattfinden.

Soweit personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht, etwa ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln oder eine andere zulässige Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO. Informationen zu den jeweils eingesetzten Anbietern werden in dieser Datenschutzerklärung aufgeführt, sobald der Anbieter produktiv eingesetzt wird.

19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

IP-bezogene Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht; dauerhaft gebannte IP-Adressen bleiben aus Sicherheitsgründen ausgenommen. Geräte-Whitelist-Einträge werden bis zu ihrem Ablaufzeitpunkt gespeichert und danach entfernt. Meta-Webhook-Events und technische Webhook-Protokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht. Termindaten werden nach 180 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Meta-Verbindungsdaten und verschlüsselte Zugriffstokens werden für die Dauer der aktiven Verbindung gespeichert und beim Trennen der Verbindung intern entfernt oder deaktiviert. Vertrags-, Bestell- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer des Vertrags und anschließend nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Abrechnungspflichten bestehen.

20. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen.

Anfragen können an kontakt@ektivate.de gerichtet werden.

21. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für EKTIVATE ist nach aktuellem Stand der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, Telefon: +49 711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de, Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de, zuständig.

22. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung von Tokens und Sicherheitsprüfungen.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Anbieter, Rechtslage oder technische Abläufe ändern.